Для расчетов наличными деньгами любое предприятие на территории Российской Федерации должно иметь кассу.
Касса существует одновременно в двух проекциях:
Помещение, которое организацией используется под кассу, где хранятся наличные денежные средства. Помещение должно быть специально оборудовано системами безопасности и отвечать повышенным критериям последней. Это рабочее место кассира – человека, с которым предприятием заключен трудовой договор и договор материальной ответственности.
Касса как бухгалтерская сущность. Касса предусмотрена Правилами бухгалтерского учета и планом счетов бухгалтерского учета.
Все денежные средства организации должны храниться на банковском счете. Наличные деньги, инкассированные из банка должны храниться в кассе и их можно расходовать только на те цели, на которые они были получены.
В плане счетов у кассы есть свой счет – 50. К нему могут открывать субсчета – для учета иностранной валюты, например.
Субсчета:
В кассе должна обязательно быть кассовая книга формы № Ко-4, в которой отражаются все операции с наличными. Приход наличных денег отражается по кредиту счета 50, расход соответственно по дебету этого же счета.
При получении наличным в кассе оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) и заносится запись в книгу КО-4. При выдаче денег оформляется расходный кассовый ордер (РКО) и также вносится запись.